Suncoast Accounting - Transformación a TI Administrada
Del Caos Reactivo a TI Totalmente Administrada en un Solo Plan Mensual
Resumen del Proyecto
Suncoast Accounting & Advisors, una firma de 35 personas en Tampa, vivía el ciclo reactivo: una acumulación de 41 problemas de TI abiertos, máquinas sin parches por meses, contraseñas compartidas y cero visibilidad de todo ello — entrando a la temporada de impuestos, su época más ocupada y vulnerable del año. En un onboarding estructurado de 3 semanas pusimos los 48 equipos bajo monitoreo y gestión RMM, migramos la firma a una línea base de seguridad reforzada de Microsoft 365 con MFA y acceso condicional en cada cuenta, estandarizamos parches y respaldos administrados, y dimos a cada empleado acceso a un portal de clientes con tickets y un asistente de IA que responde preguntas comunes al instante. Hoy la firma opera con un plan mensual fijo por usuario, un SLA de respuesta de 15 minutos y un reporte mensual de salud en lenguaje claro entregado a los socios.
Nuestro Rol
Evaluación de TI, Despliegue de RMM, Seguridad Microsoft 365, Estrategia de Respaldos, Operación de Mesa de Ayuda, Reportes vCIO
Entregables Clave
- Evaluación completa de TI con hallazgos clasificados por riesgo
- RMM NinjaOne desplegado en los 48 equipos
- Parches automatizados para Windows, macOS y aplicaciones clave
- Línea base de seguridad Microsoft 365: MFA, acceso condicional, inscripción en Intune
- Respaldos administrados y verificados de correo, archivos y equipos
- Portal de clientes con tickets, seguimiento de solicitudes y asistente de IA
- SLA de respuesta de 15 minutos en horario laboral
- Reporte mensual de salud en lenguaje claro para los socios
- Implementación de gestor de contraseñas reemplazando hojas compartidas
- Runbook de altas y bajas de empleados para nuevas contrataciones
El Desafío
La tecnología de la firma había crecido por accidente, y se notaba en todas partes:
- 41 problemas de TI abiertos rastreados en una bandeja de correo, algunos con meses de antigüedad
- Sin estándar de parches — varias máquinas corrían versiones de software sin soporte
- MFA activo solo en un puñado de cuentas; contraseñas compartidas en una hoja de cálculo
- Datos financieros de clientes en equipos sin respaldo verificado
- Proveedor reactivo facturaba por hora con facturas impredecibles y respuestas de varios días
- El tráfico de temporada de impuestos hacía de cada caída una emergencia con ingresos en juego
- Sin inventario de hardware, licencias de software o quién tenía acceso a qué
- Los socios tenían cero visibilidad: sin reportes, sin métricas, sin plan
Nuestra Solución
Ejecutamos un onboarding estructurado y pusimos a la firma en nuestro modelo de servicio administrado:
- Evaluamos cada equipo, cuenta y licencia en la primera semana — clasificado por riesgo y compartido abiertamente
- Desplegamos RMM NinjaOne en los 48 equipos para monitoreo, parches y soporte remoto
- Aplicamos la línea base de Microsoft 365: MFA en todo, acceso condicional, inscripción de dispositivos
- Levantamos respaldos administrados con verificación — correo, archivos compartidos y equipos
- Reemplazamos la hoja de contraseñas compartida con un gestor de contraseñas para toda la firma
- Abrimos nuestra mesa de ayuda con SLA de respuesta de 15 minutos en horario laboral
- Dimos a cada empleado el portal de clientes: tickets, seguimiento de estado, asistente de IA para respuestas instantáneas
- Iniciamos reportes mensuales de salud y planeación trimestral con los socios
Proceso de Desarrollo
Nuestro enfoque sistemático para entregar resultados excepcionales
Evaluación
1 semana
Inventariamos todo y clasificamos cada hallazgo por riesgo — sin sorpresas, sin jerga.
- Inventario de equipos y licencias
- Revisión de seguridad de Microsoft 365
- Auditoría de respaldos y flujo de datos
- Hallazgos por riesgo presentados a los socios
RMM y Parches
1 semana
Pusimos todos los equipos bajo gestión y saldamos la deuda de parches en olas controladas.
- Despliegue del agente NinjaOne en 48 equipos
- Olas de parches programadas fuera de horario
- Alertas y umbrales de monitoreo ajustados
- Herramientas de soporte remoto habilitadas
Línea Base M365
1 semana
Reforzamos identidad y accesos sin interrumpir un solo día laboral.
- Despliegue de MFA en grupos escalonados
- Políticas de acceso condicional
- Inscripción de dispositivos en Intune
- Migración al gestor de contraseñas
Respaldos y Portal
3 días
Respaldos verificados corriendo, portal en vivo, cada empleado capacitado en cómo pedir ayuda.
- Respaldos configurados y restauración probada
- Cuentas del portal para las 35 personas
- Asistente de IA cargado con FAQs de la firma
- Sesiones de capacitación de 15 minutos
Operación Continua
Continuo
Mesa de ayuda, monitoreo, reportes y planeación trimestral — la parte aburrida y confiable.
- Mesa de ayuda con SLA y seguimiento de tickets
- Reporte mensual de salud en lenguaje claro
- Planeación trimestral con los socios
- Ejecución del runbook de altas y bajas
Stack Tecnológico
Herramientas y frameworks modernos que impulsan la plataforma
rmm
microsoft
security
continuity
support
reporting
Características Clave
Características integrales diseñadas para una experiencia óptima
RMM en Cada Equipo
48 equipos monitoreados, parchados y soportables en remoto — problemas detectados antes de que los usuarios lo noten
Línea Base de Seguridad M365
MFA en cada cuenta, acceso condicional y dispositivos administrados vía Intune
Respaldos Verificados
Correo, archivos y equipos respaldados — y con restauración realmente probada
SLA de 15 Minutos
Compromiso de respuesta en horario laboral, medido y reportado cada mes
Portal de Clientes + IA
Tickets, seguimiento de estado y un asistente de IA que resuelve preguntas comunes al instante
Precio Fijo por Usuario
Un solo número mensual predecible — sin facturación por hora ni facturas sorpresa
Reportes en Lenguaje Claro
Reporte mensual de salud que los socios sí leen: parches, tickets, riesgos, plan
Runbook de Altas y Bajas
Nuevos empleados productivos el día uno; salidas bloqueadas en la misma hora
Capturas del Proyecto
Muestra visual de las interfaces clave de la plataforma
Equipos Administrados
48 equipos y la red de la oficina bajo un solo plano de gestión
Impacto y Resultados
Noventa días después del onboarding, la diferencia era medible en todas partes:
Equipos Administrados
Cada dispositivo monitoreado y parchado
Cumplimiento de Parches
Desde una línea base sin medición
Respuesta Promedio
Desde esperas de varios días
Problemas Abiertos
Acumulación saldada en 90 días
Cobertura MFA
Cada cuenta protegida
Caídas en Temporada
La temporada más ocupada, cero eventos de caída
Logros Clave
- Saldamos una acumulación de 41 problemas a 3 en los primeros 90 días
- Desplegamos MFA al 100% de las cuentas sin un solo incidente de bloqueo
- Ejecutamos la primera prueba de restauración verificada de la firma — y funcionó
- Redujimos la respuesta de soporte de días a 15 minutos
- Dimos a los socios su primer reporte mensual de TI con métricas reales
- Completamos la temporada de impuestos más ocupada de su historia con cero caídas
Testimonios de Clientes
Lo que nuestros clientes dicen sobre trabajar con nosotros
"La temporada de impuestos pasada nuestra TI era un riesgo; este año fue invisible — todo simplemente funcionó. El portal es excelente: mi equipo abre un ticket, alguien responde en minutos, y recibo un reporte al mes que de verdad entiendo."
Robert Callahan
Socio Director, Suncoast Accounting & Advisors
"El despliegue de MFA era lo que más temía — 35 contadores a media temporada. AlbeTech lo escalonó por grupos, capacitó a todos en 15 minutos y tuvimos cero bloqueos. Eso me dijo todo sobre cómo trabajan."
Diana Whitfield
Directora de Operaciones, Suncoast Accounting & Advisors
"Yo era la persona de TI no oficial además de mi trabajo real. Ahora abro el portal, le pregunto al asistente, y la mitad de las veces ni necesito un ticket. Recuperar esas horas cambió mi semana."
Marcus Jimenez
Contador Senior, Suncoast Accounting & Advisors
Asociación Continua
El plan trimestral mantiene a la firma adelante en vez de poniéndose al día: